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PPT制作小技巧

PPT演示文稿内复制幻灯片
要复制演示文稿中的幻灯片,请先在普通视图的大纲幻灯片选项中,选择要复制的幻灯片。如果希望按顺序选取多张幻灯片,请在单击时按Shift 键;若不按顺序选取幻灯片,请在单击时按Ctrl键。然后在插入菜单上,单击幻灯片副本,或者直接按下“Ctrl+shift+D”组合键,则选 中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。

■Powerpoint自动黑屏
在用Powerpoint展示课件的时候,有时需要学生自己看书讨论,这时为了避免屏幕上的图片影响学生的学习注意力可以按一下“B”键,此时屏幕黑屏。学生自学完成后再接一下“B”键即可恢复正常。按“W”键也会产生类似的效果。

 

将幻灯片发送到word文档
1
、在Powerpoint中打开演示文稿,然后在文件菜单上,指向发送,再单击“Microsoft Word”
2
、在将幻灯片添加到Microsoft word文档之下,如果要将幻灯片嵌入word文档,请单击粘贴;如果要将幻灯片链接到word文档,请单击粘贴链接。如果链接文件,那么在Powerpoint中编辑这些文件时,它们也会在word文档中更新。
3
、单击确定按钮。此时,系统将新建一个word文档,并将演示文稿复制到该文档中。如果word未启动,则系统会自动启动word

让幻灯片自动播放
要让powerpoint的幻灯片自动播放,只需要在播放时右键点击这个文稿,然后在弹出的菜单中执行显示命令即可,或者在打开文稿前将该文件的扩展名从PPT改为PPS后再双击它即可。这样一来就避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁琐。

增加PPT后悔药
在使用powerpoint编辑演示文稿时,如果操作错误,那么只要单击工具栏中的撤消按钮,即可恢复到操作前的状态。然而,默认情况下 Powerpoint最多只能够恢复最近的20次操作。其实,powerpoint允许用户最多可以反悔”150次,但需要用户事先进行如下设置:在工具-选项,击编辑选项卡,将最多可取消操作数改为“150”,确定。

■PPT中的自动缩略图效果
你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗?而且单击后能实现自动放大的效果,再次单击后还原。其方法是:
新建一个演示文稿,单击插入菜单中的对象命令,选择“Microsoft powerpoint演示文稿,在插入的演示文稿对象中插入一幅图片,将图片的大小改为演示文稿的大小,退出该对象的编辑状态,将它缩小到合适的大小,按F5键演示一下看看,是不是符合您的要求了?接下来,只须复制这个插入的演示文稿对象,更改其中的图片,并排列它们之间的位置就可以了。

快速灵活改变图片颜色
利用powerpoint制作演示文稿课件,插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求,剪贴画的颜色搭配时常不合理。这时我们右键点击该剪贴画选择显示图片工具栏选项(如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作),然后点击图片工具栏上的图片重新着色按 钮,在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的颜色。

PPT添加公司LOGO
powerpoint为公司做演示文稿时,最好第一页都加上公司的Logo,这样可以间接地为公司做免费广告。执行视图-母版-幻灯片母版命令,在幻灯片母版视图中,将Logo放在合适的位置上,关闭母版视图返回到普通视图后,就可以看到在每一页加上了Logo,而且在普通视图上也无法改动它了。

■“保存特殊字体
为了获得好的效果,人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体,可是将幻灯片拷贝到演示现场进行播放时,这些字体变成了普通字体,甚至还因字体而导致格式变得不整齐,严重影响演示效果。
powerpoint中,执行文件-另存为,在对话框中点击工具按钮,在下拉菜单中选择保存选项,在弹出其对话框中选中嵌入TrueType字体项,然后根据需要选择只嵌入所用字符嵌入所有字符项,最后点击确定按钮保存该文件即可。

利用组合键生成内容简介
我们在用powerpoint2003制作演示文稿时,通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来,把它们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中,让文稿看起来更加直观。如果是用复制粘贴来完成这一操作,实在有点麻烦,其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片,接着按下alt+shift+s即可。

演示文稿中的图片随时更新
在制作演示文稿中,如果想要在其中插入图片,执行插入-图片-来自文件,然后打开插入图片窗口插入相应图片。其实当我们选择好想要插入的图片后,可以点击窗口右侧的插入按钮,在出现的下拉列表中选链接文件项,点击确定。这样一来,往后只要在系统中对插入图片进行了修改,那么在演示文稿中的图片也会自动更新,免除了重复修改的麻烦。

快速调用其他PPT
在进行演示文档的制作时,需要用到以前制作的文档中的幻灯片或要调用其他可以利用的幻灯片,如果能够快速复制到当前的幻灯片中,将会给工作带来极大的便利。

在幻灯片选项卡时,使光标置于需要复制幻灯片的位置,选择菜单中的幻灯片(从文件)命令,在打开的幻灯片搜索器对话框中进行设置。
通过浏览选择需要复制的幻灯片文件,使它出现在选定幻灯片列表框中。选中需要插入的幻灯片,单击插入,如果需要插入列表中所有的幻灯片,直接点击全部插入即可。这样,其他文档中的幻灯片就为我们所用了。

快速定位幻灯片
在播放powerpoint演示文稿时,如果要快进到或退回到第5张幻灯片,可以这样实现:按下数字5键,再按下回车键。若要从任意位置返回到第1张幻灯片,还有另外一个方法:同时按下鼠标左右键并停留2秒钟以上。

利用剪贴画寻找免费图片
当我们利用powerpoint2003制作演示文稿时,经常需要寻找图片来作为铺助素材,其实这个时候用不着登录网站去搜索,直接在剪贴画中就能搞 定。方法如下:插入-图片-剪贴画,找到搜索文字一栏并键入所寻找图片的关键词,然后在搜索范围下拉列表中选择“Web收藏集,单击搜索即 可。这样一来,所搜到的都是微软提供的免费图片,不涉及任何版权事宜,大家可以放心使用。

制作滚动文本
powerpoint中有时因显示文本内容较多就要制作滚动文本。具体制作方法如下:视图-工具栏-控件箱,打开控件工具箱,点击文字框选项,插入文字框控件,然后在幻灯片编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框,并根据版面来调整它的位置和大小。接着在文字框上右击鼠标,选择快捷菜单中的属性命令,弹出文字框属性窗口,在属性窗口中对文字框的一些属性进行相关的设置。
设置好后右击文字框,选择文字框对象中的编辑命令,这时就可以进行文字的输入,文本编辑完之后,在文字框外任意处单击鼠标,即可退出编辑状态。一个可以让框内文字也随滚动条拖动而移动的文本框就做好了。

突破20次的撤消极限
Powerpoint
撤消功能为文稿编辑提供了很大方便。但powerpoint默认的操作次数却只有20次。执行工具-选择,击编辑标签 卡,在最多可取消操作数中设置你需要的次数即可。不过要注意,powerpoint撤消操作次数限制最多为150次。

利用画笔来做标记
利用powerpoint2003放映幻灯片时,为了让效果更直观,有时我们需要现场在幻灯片上做些标记,这时该怎么办?在打开的演示文稿中单击鼠标右键,然后依次选择指针选项-绘图即可,这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了,用完后,按ESC键便可退出。

快速调节文字大小
powerpoint中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好,一般情况是通过选择字体字号加以解决,其实我们有一个更加简洁的方法。选中文字后按ctrl+]是放大文字,ctrl+[是缩小文字。

计算字数和段落
执行文件-属性,在其对话框中选统计选项卡,该文件的各种数据,包括页数、字数、段落等信息都显示在该选项卡的统计信息框里。

轻松隐藏部分幻灯片
对于制作好的powerpoint幻灯片,如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来,我们可以将它隐藏。方法是:在普通视图下,在左侧的窗口中,按 Ctrl,分别点击要隐藏的幻灯片,点击鼠标右键弹出菜单选隐藏幻灯片。如果想取消隐藏,只要选中相应的幻灯片,再进行一次上面的操作即可。

将图片文件用作项目符号
一般情况下,我们使用的项目符号都是123abc之类的。其实,我们还可以将图片文件作为项目符号,美化自己的幻灯片。首先选择要添加图片项目 符号的文本或列表。点击格式-项目符号和编号,在项目符号项选项卡中单击图片,调出剪辑管理器,你就可以选择图片项目符号。在图片项目符 号对话框中,单击一张图片,再单击确定。

对象也用格式刷
powerpoint中,想制作出具有相同格式的文本框(比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等),可以在设置好其中一个以后,选中它,点击常用工具栏中的格式刷工具,然后单击其它的文本框。如果有多个文本框,只要双击格式刷工具,再连续多个对象。完成操作后,再次单击格式刷就可以了。其实,不光文本框,其它如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。

幻灯片放映时让鼠标不出现Powerpoint幻灯片在放映时,有时我们需要对鼠标指针加以控制,让它一直隐藏。方法是:放映幻灯片,单击右键,在弹出 的快捷菜单中选择指针选项-箭头选项,然后单击永远隐藏,就可以让鼠标指针无影无踪了。如果需要唤回指针,则点击此项菜单中的可见命令。如果你点击了自动(默认选项),则将在鼠标停止移动3秒后自动隐藏鼠标指针,直到再次移动鼠标时才会出现。

改变链接文字的默认颜色
Powerpoint2003
中如果对文字做了超链接或动作设置,那么powerpoint会给它一个默认的文字颜色和单击后的文字颜色。但这种颜色可能与咱们预设的背景色很不协调,想更改吗?那么可以点击菜单命令格式-幻灯片设计,在打开的幻灯片设计任务窗格下方的编辑配色方案…”。在弹出的编辑配色方案对话框中,点击自定义选项卡,然后就可以对超链接或已访问的超链接文字颜色进行相应的调整了。

快速切换输入法
大家知道在excel中通过设置可以方便地切换输入法,难道在powerpoint中就没有这样的功能吗?事实上是有这种功能的:单击工具菜单中的选项命令,切换到编辑选项卡,选中“’自动键盘切换复选框,单击确定即可。该设置对已有文件的编辑非常方便,但在编辑新文件时却起不了多大的作用。

巧用文字环绕方式
Powerpoint/2003中,我们在插入剪贴画之后可以将它自由旋转,但在word2003中将剪贴画插入后却不可以这样旋转。其实,我们只须选 中插入的剪贴画,然后在出现的图片工具栏中点击文字环绕按钮,在弹出的文字环绕方式中选择除嵌入型以外的其它任意一种环绕方式,该剪贴画就可 以进行自由旋转了。此外,如果我们先在Powerpoint中插入剪贴画,然后将它剪切到word中,也可以直接将它进行自由旋转。

快速选择多个对象
powerpoint2003中,如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易,特别是它们又位于叠放次序下层的时候,更是如此。不过,我们可以点击绘图工具栏右侧的三角箭头(工具栏选项),依次指向添加或删除按钮-绘图,然后选中选中多个对象,将它添加到绘图工具栏中,点击它,会打开选择多个对象对话框。我们只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。这个按钮的添加也可以这么做:点击菜单命令工具-自定义,在打 开的对话框中点击命令选项卡,然后在类别中选绘图,在命令栏中选择选中多个对象,将它拖至工具栏的任意位置。

打造多彩公式
powerpoint中也可以使用公式编辑器插入公式。但默认的公式都是黑颜色的,与我们演示文稿的背景很不协调。其实,我们可以选中编辑好的公式,然后点击右键,在弹出的快捷菜单中选择显示图片工具栏命令。再点击图片工具栏中的图片重新着色按钮,就可以在打开的对话框中为公式指定其他的任意颜色了。

灵活设置背景
大家可以希望某些幻灯片和母版不一样,比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。你可以进入格式菜单,然后选择背景,选择忽略母版背景图形选项之后,你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。

防止被修改
powerpoint中点击工具-选项-安全性,然后设置修改权限密码即可防止PPT文档被人修改。另外,还可以将PPT存为PPS格式,这样双击文件后可以直接播放幻灯片。

看看powerpoint的特殊播放模式
播放PPT文档时,点击Powerpoint幻灯片放映菜单中的观看幻灯片将启动默认的全屏放映模式,这时必须使用“Alt+Tab” “Alt+Esc”组合键才能与其他窗口切换。如果在播放幻灯片时,按住Alt键不放,依次按下“D”“V”键激活播放操作,就可以让幻灯片放映模式变 成一个带标题栏和菜单栏的普通窗口形式,操作起来就方便多了。

去掉链接文字的下划线
PPT文档中插入一个文本框,在文本框输入文字后,选中整个文本框,设置文本框的超链接。这样在播放幻灯片时就看不到链接文字的下划线了。

窗口模式下播放PPT
在按住Alt键不放的同时,依次按DV键即可。这个时候就可在窗口模式下播放PPT了。

一次性展开全部菜单
由于工作的关系,经常使用powerpoint发现它的菜单很是麻烦,想全部展开所有菜单项,必须单击菜单中向下的双箭头。后来打开工具-自定义,单击选项选项卡,选定始终显示整个菜单复选框,再单击关闭按钮就可以一次性展开全部菜单了。

巧用键盘铺助定位对象
PPT中有时候用鼠标定位对象不太准确,按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象,可以基本接近于直线平移。在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象,可以精确到像素点的级别。

巧让多对象排列整齐
在某幻灯片上插入了多个对象,如果希望快速让它们排列整齐,按住Ctrl键,依次单击需要排列的对象,再选择绘图-对齐或分布,最后在排列方式列表中任选一种合适的排列方式就可实现多个对象间隔均匀的整齐排列。

打印清晰可读的PPT文档
通常PPT文稿被大家编辑得图文声色并茂,但若把这样的演示文稿用黑白打印机打印出来,可读性就较差。以下的方法,可以让你用黑白打印机打印出清晰可读的演示文稿:
首先点击工具-选项命令,单击打印选项卡,在此文档的默认打印设置标题下,单击使用下列打印设置,然后在颜色/灰度框中,单击纯黑白
确定后在颜色/灰度框中选择灰度模式是在黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式,此时将以不同灰度显示不同彩色格式;选择纯黑白模式则将大部 分灰色阴影更改为黑色或白色,可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备注和讲义;选择颜色模式则可以打印彩色演示文稿,或打印到文件并将颜色信息存储在 *.prn文件中。当选择颜色模式时,如果打印机为黑白打印机,则打印时使用灰度模式。

将声音文件无限制打包到PPT文件中
幻灯片打包后可以到没有安装PPT的电脑中运行,如果链接了声音文件,则默认将小于100KB的声音素材打包到PPT文件中,而超过该大小的声音素材则作 为独立的素材文件。其实我们可以通过设置就能将所有的声音文件一起打包到PPT文件中。方法是:单击工具-选项-常规,将链接声音文件不小于 100KB”改大一点,如“50000KB”(最大值)就可以了。

■PPT编辑放映两不误
能不能一边播放幻灯片,一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢?答案是肯定的,只须按住Ctrl不放,单击幻灯片放映菜单中的观看放映就可以了,此 时幻灯片将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时,演示窗口会最小化,修改完成后再切换到演示窗口就可看到相应的效果了。

PPT演示文稿保存为图片
大家知道保存幻灯片时通过将保存类型选择为“Web可以将幻灯片中的所有图片保存下来,如果想把所有的幻灯片以图片的形式保存下来该如何操作呢?
打开要保存为图片的演示文稿,单击文件-另存为,将保存的文件类型选择为“JPEG文件交换格式,单击保存按钮,此时系统会询问用户想导出演示文稿中的所有幻灯片还是只导出当前的幻灯片?,根据需要单击其中的相应的按钮就可以了。

■PPT图表也能用动画展示
Powerpoint
中的图表是一个完整的图形,如何将图表中的各个部分分别用动画展示出来了呢?其实只须右击图表,选择组合中的取消组合就可以将图表拆分开来了,接下来就可以对图表中的每个部分分别设置动作。

■PPT中视图巧切换
当你点击普通视图按钮时如果按下Shift键就可以切换到幻灯片母版视图;再点击一次普通视图按钮(不按shift键)则可以切换回来。而如果点击幻灯片浏览视图按钮时,按下shift键就可以切换到讲义母版视图

■PPT2007:隐藏重叠的图片
如果在幻灯片中插入很多精美的图片,在编辑的时候将不可避免地重叠在一起,妨碍我们工作,怎样让它们暂时消失呢?方法如下:
首先单击开始选项卡,找到编辑功能组,再点击选择选择窗格,在工作区域的右侧会出现选择和可见性窗格。在此窗格中,列出了所有当前幻灯 片上的形状,并且在每个形状右侧都有一个眼睛的图标,单击想隐藏的形状右侧的眼睛图标,就可以把档住视线的形状隐藏起来了。

 
 

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