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EXCEL使用技巧十招

  1、Excel文件的加密与隐藏

  如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看,那么你可以给它设置密码保护,采用

  在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的,在这里要特别注意的是,自己设定的

  密码一定要记住,否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方

  法为:

  A、单击“文件”菜单栏中的“保存或者(另存为)”命令后,在弹出的“保存或

  者(另存为)”的对话框中输入文件名;

  B、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮,在弹出的“保存选项”的

  对话框中输入自己的密码;

  这里要注意,它提供了两层保护,如果你也设置了修改权限密码的话,那么即使文

  件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。

  C、单击“确定”按钮,在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码,再点击“确

  认”,最后点“保存” 完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码,如

  果密码不正确,文件将不能打开。

  2、对单元格进行读写保护

  单元格是Excel执行其强大的计算功能最基本的元素,对单元格的读写保护是Excel

  对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护两类,所谓写保护就

  是对单元格中输入信息加以限制,读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以

  限制。

  对单元格的写保护有两种方法:

  A、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元

  格集合,然后从数据菜单中选择“有效数据”选项,通过设定有效条件、显示信息和错

  误警告,控制输入单元格的信息要符合给定的条件。

  B、设定单元格的锁定属性,以保护存入单元格的内容不能被改写。可分为以下步骤:

  (1)选定需要锁定的单元格或单元格集合;

  (2)从格式菜单中选择“单元格”选项;

  (3)在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签,在弹出的窗口中,选中“锁

  定”;

  (4)从工具菜单中选择“保护”选项,设置保护密码,即完成了对单元格的锁定设

  置。

  对单元格的读保护有三种方法:

  A、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如:将选定单元格或单元格集合的背景

  颜色与字体颜色同时设为白色,这样,从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内

  容,用户无法直接读出单元格中所存储的信息。

  B、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上,遮住单元格的本来面目,以达到读保护

  目的。例如:使用绘图工具,画一不透明矩形覆盖在单元格之上,从格式菜单中选定矩

  形的“锁定”选项,然后保护工作表,以保证矩形不能被随意移动。这样,用户所看到

  的只是矩形,而看不到单元格中所存储的内容。

  C、通过设置单元格的行高和列宽,隐藏选定的单元格,然后保护工作表,使用户不能

  直接访问被隐藏的单元格,从而起到读保护的作用。

  3、快速填充相同数据

  如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息,那么你不必逐个单元格一

  个一个地输入,那样需要花费好长时间,而且还比较容易出错。我们可以通过下面的操

  作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据,具体方法为:

  A、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻,可在按住Ctrl键的同

  时,点击鼠标左键,逐个选中;

  B、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时,按回车键,则刚才选中的所有单

  元格同时填入该数据。

  4、使用Excel中的“宏”功能

  宏的概念,相信使用过WORD的人都会知道,她可以记录命令和过程,然后将这些命

  令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录

  的操作。在实践工作中,它可以代替经常输入大量重复而又琐碎的数据,具体宏的定义

  方法如下::

  A、打开工作表,在工作表中选中要进行操作的单元格;

  B、用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项,并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单

  项,并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令;

  C、设定好宏后,我们就可以对指定的单元格,进行各种操作,程序将自动对所进

  行的各方面操作记录复制。

  5、连续两次选定单元格

  我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值,以查看引用此单元格的其他单元

  格的效果。但每次输入一个值后按回车键,活动单元格均默认下移一个单元格,非常不

  便。解决此问题的一般做法是通过选择“工具”\“选项”\“编辑”,取消“按回车键

  后移动”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值,但以后你还得将此选项选

  定,显得比较麻烦。其实,采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便:

  单击鼠标选定单元格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。此时,单元格

  周围将出现实线框。

  6、在工作表之间使用超级连接

  首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签,然后在引用工作表中插入

  超级链接,注意在插入超级链接时,可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件

  或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称,再在“文件中有名称的位置”设置栏

  中输入相应的书签名,也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后,一旦使用鼠

  标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置,即可实现中文Excel在自动打

  开目标工作表并转到相应的位置处,这一点与WORD的使用很相似。

  7、快速清除单元格的内容

  首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的Delete键,此时你会发现你只是删除

  了单元格内容,它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格呢,请看下面的

  两种操作步骤:

  A、选定想要清除的单元格或单元格范围;

  B、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单;

  C、选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一

  个。

  8、快速修改单元格次序

  在实际操作的过程中,我们有时需要快速修改单元格内容的次序。在拖放选定的一

  个或多个单元格至新的位置的同时,按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具

  体方法如下:

  A、首先用鼠标选定单元格,同时按下键盘上的Shift键;

  B、接着移动鼠标指针到单元格边缘,直至出现拖放指针箭头,然后进行拖放操

  作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变

  成垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,单元格间的次序即发生了变化。

  、在Excel中利用公式来设置加权平均

  加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要

  理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值,而不是简单

  的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决(其

  实就是一个除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果

  就是这些量值的加权平均值。

  10、用Excel绘制函数图像

  函数图像能直观地反映函数的性质,用手工方法来绘制函数图像效果不太好,而

  用Excel绘制函数图像非常简便,所作图像非常标准、漂亮,具体方法如下:

  A、首先打开电子表格的操作窗口,然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命令,这

  时屏幕上会出现一个空白的电子表格;

  B、然后在A列的A1格输入“X=”,表明这是自变量,再在A列的A2及以后的格内逐次从

  小到大输入自变量的各个值;实际输入的时候,通常应用等差数列输入法,先输入前三

  个值,定出自变量中数与数的距离,然后点击A2格,按住鼠标拖到A4格选中这三项,使

  这三项变成一个黑色矩形,再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块,当光标变成

  “+”后,按住鼠标拖动光标到适当的位置,就完成自变量的输入;

  C、接着在B列的B1格输入函数式y=f(x)的一般函数表达式,如y=1/x;也可在点

  击工具栏上的函数图标“fx”后,在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种;输

  入结束后,点击函数输入对话框旁的勾号,B2格内马上得出了计算的结果。这时,再选

  中B2格,让光标指向B2矩形右下角的方框,当光标变成“+”时按住光标沿B列拖动到

  适当的位置即完成函数值的计算。注意一定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自

  变量的绝对位置A2格,这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算;

  D、最后点击工具栏上的“图表向导”图标,在出现的各种图表格式图标中选择“X,Y

  散点图”,然后在出现的“X,Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”;这

  时,可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。另外,对于自变量仅为正值的函数,也可用

  “图表向导”中的“折线图”格式绘制。

 
 

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