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高效办公Excel排序方法"集中营"
        排序是数据处理中的经常性工作,Excel排序有序数计算(类似成绩统计中的名

  次)和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例,介绍Excel 2000/XP的数据

  排序方法。

  一、数值排序

  1.RANK函数

  RANK函数是Excel计算序数的主要工具,它的语法为:RANK (number,ref,

  order),其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格,ref是对参与计算的数字

  单元格区域的绝对引用,order是用来说明排序方式的数字(如果order为零或省略,则

  以降序方式给出结果,反之按升序方式)。

  例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值,计算各车间产值排名的方法是:

  在F2单元格内输入公式“=RANK(E2,$E$2: $E$4)”,敲回车即可计算出铸造车间的

  产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板,选中F3、 F4单元格按Ctrl+V,就能计算

  出其余两个车间的产值排名为3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK(E2,

  $E$2:$E$4,1)”,则计算出的序数按升序方式排列,即2、1和3。

  需要注意的是:相同数值用RANK函数计算得到的序数(名次)相同,但会导致后续

  数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与 F3相同,则按本法计算出的排名

  分别是3、3和1(降序时)。

  2.COUNTIF函数

  COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目,它的语法为COUNTIF

  (range,criteria)。其中range为参与统计的单元格区域,criteria是以数字、表达

  式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入,表达式和文本必须加引号。

  仍以图1为例,F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF($E$2:$E$4, ">"&E2)

  +1”。计算各车间产值排名的方法同上,结果也完全相同,2、 1和3。

  此公式的计算过程是这样的:首先根据E2单元格内的数值,在连接符&的作用下产生

  一个逻辑表达式,即“>176.7”、“>167.3”等。 COUNTIF函数计算出引用区域内符合

  条件的单元格数量,该结果加一即可得到该数值的名次。很显然,利用上述方法得到的

  是降序排列的名次,对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。

  3.IF函数

  Excel自身带有排序功能,可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF函

  数结合,可以计算出没有空缺的排名。以图1中E2、E3、 E4单元格的产值排序为例,具

  体做法是:选中E2单元格,根据排序需要,单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序

  排序”按钮,即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。

  假如数据是按产值由大到小(降序)排列的,而您又想赋予每个车间从1到n(n为

  自然数)的排名。可以在G2单元格中输入1,然后在G3单元格中输入公式“=IF

  (E3=E2, G3,G3+1)”,只要将公式复制到G4等单元格,就可以计算出其他车间的产

  值排名。

  二、文本排序

  选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序, Excel提供了比较好的解决办法。如果您

  要将图1数据表按车间名称的笔划排序,可以使用以下方法: 选中排序关键字所在列

  (或行)的首个单元格,单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令,

  再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”,再

  根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”,“确定”后回到“排序”对话框

  。如果您的数据带有标题行(如图1中的“单位”之类),则应选中“有标题

  行”(反之不选),然后打开“主要关键字”下拉列表,选择其中的“单位”,选中排

  序方式(“升序”或“降序”)后“确定”,表中的所有数据就会据此重新排列。

  此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序,请读者自行摸索。

  三、自定义排序

  如果您要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重

  排工作表数据,前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方

  法解决:首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令,打开“选项”对话框中的“自

  定义序列”选项卡。选中左边“自定义序列”下的“新序列”,光标就会在右

  边的“输入序列”框内闪动,您就可以输入“金工车间”、 “铸造车间”等自定义序

  列了,输入的每个序列之

  间要用英文逗号分隔,或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表

  中,可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”,这些序列就会被自动加入“输入序

  列”框。无论采用以上哪种方法,单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中

  使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似,只是您要打开“排序选项”对话

  框中的“自定义排序次序”下拉列表,选中前面定义的排序规则,其他选项保持不动。

  回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”,“确定”后即可完成数据的

  自定义排序。

  需要说明的是: 显示在“自定义序列”选项卡中的序列(如一、二、三等),均可

  按以上方法参与排序,注意Excel提供的自定义序列类型。

 
 

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